タスク管理のすすめ

Day 39: Preparing for the Day
photo credit: Visions By Vicky via photopin cc

今回はタスク管理について書いてみます。全くタスク管理をしていなかったころの問題点や、意識的にタスクを管理するようになって生まれた変化、タスク管理のメリット。そういったことがテーマです。根底には、年齢や性別、職業、立場にかかわらず、どんな人にもタスク管理をおすすめしたいという思いがあります。

目次

  1. タスクを管理できていなかった昔の自分
  2. 問題点
  3. タスク管理を始めて変わったこと
  4. どんな人にもすすめたいと思う理由
  5. 最後に

1. タスクを管理できていなかった昔の自分

iPhone を使い始める前まで、私は「タスク管理」という言葉自体を意識したことがありませんでした。必要に応じて、to-do を職場のデスクの上のメモ用紙や、手帳のスケジュール欄に記入する程度でした。

多くの人が意識的にせよ、無意識的にせよ、何らかの形でタスクを管理していることと思います。ただ、少なくとも当時の自分は意識的なタスク管理に取り組んでいなかったことから、以下のような問題を抱えていました。

  • タスクを記入する場が分散している
  • すべてのタスクが書き出されているわけではなく、総量を把握できない
  • タスクが具体的な行動の形に落とし込まれていない
  • タスクの存在をリマインドする仕組みがない

2. 問題点

このような状態で日々を過ごしていれば、遅かれ早かれほころびが出てくるのは当然かもしれません。タスクの置き場が分散していると、いざタスクを実行可能な時間が訪れても、まず自分のやるべきことを把握するためにメモやスケジュール帳(それ以外の場所にも記入していたとしたらその場所も)をひっくり返さなければいけません。

また、「すべてのタスクは書き出されている」という前提がなければ、常に「他に忘れていることはないか」と自分の頭に問いかける羽目になります。そして、自分の頭はそんな時に都合よく適切なタスクを思い出してはくれません。

頭の中にタスクを抱え込んでいる限り、自分がやるべきことの総量を把握することはできませんし、忘れることへの不安もつきまといます。ふとした時に、やるべきタスク(往々にして自分が目を背けていたもの)を思い出し、その存在に気を取られたり、不快な気持ちになったりすることもありました。

具体的な行動の形に落とし込んでいないタスク(極端な例で言えば「家の中を整理する」。本来ならタスクではなくプロジェクトと言えます)はそのまま to-do リストや頭の中に残っていきます。自分自身にタスクをリマインドする仕組みがないため、たとえば買い物が終わった後に「本当はあれも買わなければいけなかったのに!」と思い出すこともしばしばでした。

3. タスク管理を始めて変わったこと

続いて、自分が実際に意識的にタスクを管理するようになって変わったことを紹介します。

  • タスクの存在を安心して忘れられるようになった
  • タスクの総量を把握できることで、あまり焦りを感じなくなった
  • 特定の日付や状況に紐付いているタスクを忘れずに実行できるようになった
  • 「タスクを考えたり整理したりする時間」と「タスクを実行する時間」を区別できるようになり、実行時に集中できるようになった

順に説明しますと、タスクを書き出して特定の(なるべく1ヶ所の)場所に預けることで、頭の中からその存在を追い出すことができます。預ける場所は手書きのメモでも、iPhone のメモアプリでも、それ相応のタスクマネジメントアプリでも、必要な時にすぐに見返すことができるようにさえなっていれば、どこでもいいと思います。はっきりとした形にして、頭から追い出すことで頭の中のモヤモヤを解消することができます。

また、実際に書き出してみると、自分が思っていた以上に多くのタスクを抱えていることが分かると思います。私もそうでした。「気になること」をすべて書き出してみた結果、とても短期間で対応できる量ではなく、時間をかけて1つずつやらざるを得ないことに気づきました。頭の中だけで考えていては、あれもこれもという重圧に押しつぶされてしまっただろうと思います。

iPhone を使えば、特定の日に通知が届くようにしたり、外出時といった特定の状況で実行できるタスクだけを絞り込んで確認することも簡単です。

ほかにも、タスクを考えたり整理したりする時間を設けたことで、実際に実行する時になってからタスクを思い出そうとすることがなくなり、あれこれ迷わずに作業に集中できるようになりました。

4. どんな人にもすすめたいと思う理由

タスク管理と言うと仕事術のようなイメージがあるかもしれませんが、私自身は、タスク管理は仕事以外の分野にも、言ってみればどんな人にもおすすめできるものだと思っています。

私が1人で家事をやるようになってから感じたのは、一定のサイクルで訪れる繰り返しタスクが非常に多いということでした。

毎日繰り返す家事や、日付や曜日が決まっている家事は身体で覚えてしまうことができるので楽ですが、たとえば家電製品をはじめとした家の中にあるモノのメンテナンスには、「1ヶ月おき」「半年おき」というものがザラにあります。これらはどこかにリマインダーを設けておかなければ、とても対応できません。

もっと身近な例で言えば、私は「子どもの爪切り」を繰り返しタスクとして iPhone に登録しています(笑)。馬鹿げていると思われるかもしれませんが、「そろっと爪を切らないといけないころかな?」といちいち気にかけずに済むようになるからです。

学校や保育園から次々と届くプリント類も、数日中に提出するもの、1週間後に提出するもの、といった具合に対応が必要な時期がさまざまです。あまりにも数が多いため、冷蔵庫にマグネットで張り付けていく方法では、必要なタイミングできちんと取り出せる自信が自分にはありません。なので、これらも期日を設定した上でタスクとして扱っています。

もう1つ、仕事以外の分野でもタスク管理を行った方がいいと思う理由があります。それは、以前の自分がそうでしたが、タスク管理の対象を仕事など特定のものだけに限定してしまうと、自分の趣味といった「やりたいこと」が後回しになりかねないからです。

タスクと言っても「やるべきこと」に限定せず、「気になること」「やりたいこと」も含めてトータルで把握するようにしてこそ、自分の大切なものに時間やエネルギーを注げるようになるのではないか。そんな風に考えています。

5. 最後に

ここまでお読みいただいてお気づきの方もいらっしゃるかもしれませんが、私自身はタスク管理の手法として GTD を用いています。この記事で書いてきたことの中にも、GTD の考え方が含まれています。

今回はタスク管理全般をテーマにしたかったので GTD や具体的なツールについては触れませんでしたが、今後、随時記事に書いていきたいなと思っています。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です